Self-Service-Kundenportal für dein Unternehmen

Kennst du das?

Dein Backoffice erledigt jeden Tag, was deine Kunden längst selbst erledigen könnten

Deine Kunden sind zufrieden, deine Services etabliert — und trotzdem hängt dein Team jeden Tag in Aufgaben fest, die kein Mensch erledigen müsste. Nicht, weil deine Leute langsam sind. Sondern weil deine Kunden für jede Kleinigkeit anrufen oder mailen müssen.

Dein Team beantwortet jeden Tag dieselben Mails.

„Wie ist der Stand?“, „Was haben wir gebucht?“, „Schicken Sie mir die Rechnung nochmal?“ — jeden Tag aufs Neue.
Die Antworten stehen längst in deinen Systemen. Nur kommt dein Kunde nicht dran.
Also ruft er an — und dein Team unterbricht dafür die eigentliche Arbeit.

Rechnungskopien werden am Telefon bestellt.

Rechnung im ERP raussuchen, PDF exportieren, Mail schreiben: zehn Minuten Arbeitszeit pro Vorgang.
Für etwas, das im Kundenkonto ein einziger Klick wäre.
Multipliziert mit jedem Kunden, jede Woche.

Eine neue Rechnungsadresse dauert drei Tage.

Die Änderung kommt formlos per Mail und bleibt im Postfach liegen.
Sie wird von Hand übertragen — und manchmal falsch.
Die nächste Rechnung geht an die alte Adresse, dein Team korrigiert zum zweiten Mal.
Stammdatenpflege per Zuruf skaliert nicht.

Produkt-Tour

So sieht das für deine Kunden aus

Vier Ansichten aus einem Kundenportal, wie wir es für dich bauen — als Web-Portal und auf Wunsch als App auf dem Handy deiner Kunden. Dein Logo, deine Farben, deine Domain.

Dashboard eines Kundenportals mit gebuchten Services, Rechnungen und Anfragen

Alles Wichtige auf einen Blick

Nach dem Login sieht dein Kunde sofort, was ihn interessiert: gebuchte Services, offene Rechnungen, der Status seiner Anfragen. Statt bei deinem Team anzurufen, schaut er kurz rein — und die Frage „Wie ist der Stand?“ erreicht euer Postfach nie.

Beispiel-Ansicht eines Kundenportals

Rechnungsübersicht eines Kundenportals mit PDF-Download und Selbstverwaltung der Rechnungsdaten

Rechnungen einsehen — Rechnungsdaten selbst ändern

Jede Rechnung jederzeit als PDF abrufbar, der Zahlungsstatus direkt daneben. Ändert sich die Rechnungsadresse oder die USt-ID, trägt dein Kunde das selbst ein — sauber strukturiert statt formlos per Mail. Keine Rückfrage, kein Übertragungsfehler, keine Rechnung an die alte Adresse.

Beispiel-Ansicht eines Kundenportals

Kundenportal als Mobile App: Startbildschirm mit Services und Mitteilungen

Als App auf dem Homescreen deiner Kunden

Auf Wunsch bekommt dein Portal eine eigene App für iOS und Android — dein Logo auf dem Homescreen, eine Push-Nachricht bei neuen Rechnungen oder Statusänderungen. Näher kommst du an deine Kunden nicht heran. Und der Wettbewerb schickt weiter PDFs per Mail.

Beispiel-Ansicht eines Kundenportals

Rechnungsdetail in der Mobile App eines Kundenportals

Auch unterwegs: jede Rechnung in Sekunden

Der Geschäftsführer, der abends noch eine Rechnung für seine Buchhaltung braucht, findet sie in Sekunden auf dem Handy — statt am nächsten Morgen bei deinem Team in der Leitung zu hängen. Genau so fühlt sich professioneller Service an.

Beispiel-Ansicht eines Kundenportals

Leistungsumfang

Was die Plattform kann

Der Funktionsumfang ist ein erprobtes Standardprodukt — welche deiner Prozesse das Portal abbildet, legen wir gemeinsam fest.

Login & Kundenkonten

Jeder Kunde bekommt einen eigenen, sicheren Zugang — auf Wunsch mehrere Nutzer pro Firma mit unterschiedlichen Rechten, etwa Geschäftsführung und Buchhaltung.

Services sehen & buchen

Deine Kunden sehen, was sie gebucht haben, und bestellen Zusatzleistungen direkt im Portal — ohne Angebots-Pingpong. Dein Portal verkauft mit, auch nachts und am Wochenende.

Rechnungen & Zahlungen

Alle Rechnungen als PDF, der Zahlungsstatus auf einen Blick, auf Wunsch mit Online-Zahlung. Die Frage „Können Sie mir die Rechnung nochmal schicken?“ beantwortet sich von selbst.

Stammdaten-Self-Service

Adressen, Ansprechpartner, Rechnungs- und Bankdaten ändern deine Kunden selbst. Die Änderung landet strukturiert in deinen Systemen — statt formlos im Postfach.

Anfragen mit Status

Statt Mail-Pingpong: Anfrage stellen, Status verfolgen, Rückfragen an einem Ort. Dein Team arbeitet eine saubere Liste ab statt drei Postfächer.

Anbindung an deine Bestandssysteme

ERP, Buchhaltung, CRM: Das Portal zeigt live, was in deinen Systemen steht, und schreibt Änderungen dorthin zurück. Keine Doppelpflege, keine zweite Datenhaltung.

Integrationen

Verbunden mit deinen Systemen — und mit über 1.500 Apps

Dein Portal ist keine Insel: Es zeigt live, was in deinen internen Systemen steht, und dockt über einen Integrations-Layer an die Tools an, mit denen dein Team ohnehin arbeitet.

Deine internen Systeme

ERP & Warenwirtschaft

Buchhaltung & DATEV

CRM & Vertrieb

E-Mail & Kalender

Dein KundenportalWeb-Portal & Mobile App

Tools, die dein Team nutzt

+ 1.500 weitere Apps

Ein paar Beispiele — angebunden wird, was du wirklich brauchst: über direkte Schnittstellen zu ERP und Buchhaltung und einen Integrations-Layer mit über 1.500 Apps.

Der Ablauf

Von der Analyse zum Rollout — ein klarer Prozess

Die Self-Service-Plattform ist ein Standardprodukt mit klarem Ablauf — kein vages Agenturprojekt, das nach einem Jahr noch in Workshops steckt.

Schritt 1 · Tag 1 bis 3

Potenzial-Analyse & Prozess-Auswahl

In der kostenlosen Potenzial-Analyse (30 Min.) finden wir gemeinsam heraus, welche Anfragen dein Backoffice die meiste Zeit kosten — und welche davon ins Portal wandern.
Danach erhältst du einen schriftlichen Umfang, einen Festpreis und einen Launch-Termin.

Schritt 2 · Tag 4 bis 10

Dein Portal entsteht auf erprobter Basis

Weil wir auf dem fertigen Standardprodukt aufsetzen, steht das Grundgerüst am ersten Tag — du klickst dich laufend durch den aktuellen Stand im Browser und entscheidest, was als Nächstes kommt.
Dein Design, deine Domain, angebunden an deine Bestandssysteme — du siehst das Portal wachsen, statt monatelang auf ein Ergebnis zu warten.
Der Festpreis ändert sich dabei nicht — egal, wie viele Stunden wir brauchen.

Schritt 3 · Tag 11 bis 14

Pilot mit echten Kunden, dann Rollout

Eine Handvoll deiner Kunden nutzt das Portal zuerst — wo sie hängen bleiben, bessern wir nach.
Erst dann bekommen alle Kunden Zugang.
Nach dem Launch betreuen wir die Plattform dauerhaft weiter — eine Übergabe ist jederzeit möglich, der Code gehört zu 100 % dir.

Kostenlose Potenzial-Analyse (30 Min.)

CPI Technologies auf einem Unternehmer-Event in Frankfurt

Was du davon hast

Ein Portal, das sich dreifach bezahlt macht

Im Team, beim Kunden und im Umsatz.

Ein Backoffice, das wieder Luft hat

Statusfragen, Rechnungskopien, Adressänderungen — erledigt das Portal. Dein Team kümmert sich um die Fälle, die wirklich einen Menschen brauchen. Und du kannst wachsen, ohne die Verwaltung mitwachsen zu lassen.

Kunden, die bleiben

Wer sich bei dir einloggt und rund um die Uhr bedient wird, hat wenig Grund, den Anbieter zu wechseln. Ein eigenes Portal wirkt eine Liga professioneller als der Wettbewerb mit PDF-Anhängen und Warteschleife.

Die Basis für neue Umsätze

Sind deine Kunden erst eingeloggt, kannst du dort verkaufen: Zusatzservices, Upgrades, wiederkehrende Buchungen. Aus dem Portal wird ein Vertriebskanal — und der Grundstein für digitale Umsatzmodelle.

Der Vergleich

Warum ein eigenes Portal — und warum mit uns

Portal-Baukästen sind schnell, aber generisch und gehören dir nie. Eine Eigenentwicklung im Haus dauert Jahre. Unser Weg: eine erprobte Produkt-Basis, angepasst auf deine Prozesse.

		Portal-Baukasten (SaaS)	Eigenentwicklung intern
Läuft in deinem Design, auf deiner Domain	✓	?	✓
Tiefe Anbindung an ERP, Buchhaltung und CRM	✓	?	✓
Live in rund 14 Tagen	✓	✓	✕
Festpreis ohne Nachträge	✓	?	✕
Kein eigenes IT-Team nötig	✓	✓	✕
Dauerhafte Betreuung und Weiterentwicklung	✓	?	✕
Quellcode und Daten gehören dir	✓	✕	✓

Festpreisangebot erhalten

Häufige Fragen

Was Unternehmer vor dem Portal-Projekt wissen wollen

Lässt sich das Portal an unser ERP und unsere Buchhaltung anbinden?

Ja — genau dafür ist es gedacht. Das Portal zeigt Rechnungen, Services und Kundendaten aus deinen Bestandssystemen an und schreibt Änderungen dorthin zurück, statt eine zweite Datenhaltung aufzubauen. Welche Systeme bei dir im Einsatz sind, klären wir in der Potenzial-Analyse — ob DATEV, ein gängiges ERP oder eine Eigenentwicklung: Für fast alles gibt es einen sauberen Anbindungsweg.

Wo werden die Daten gehostet — und ist das DSGVO-konform?

Gehostet wird in der EU, DSGVO-konform, auf Konten, die deinem Unternehmen gehören — nicht uns. Du bekommst jederzeit eine Aufstellung aller Dienste und laufenden Betriebskosten; es entsteht keine Abhängigkeit, die nur wir auflösen können. Zugriffsrechte, Verschlüsselung und Löschkonzepte gehören zum Standardumfang, nicht zu den Extras.

Was ist, wenn unsere Kunden das Portal nicht nutzen?

Deshalb starten wir mit einem Pilot: Eine Handvoll echter Kunden nutzt das Portal zuerst, und was sie ausbremst, wird behoben, bevor alle Zugang bekommen. Danach arbeitet die Sache für sich selbst — das Portal ist der schnellste Weg zu Rechnung, Status und Buchung, schneller als jede Warteschleife. Wer einmal um 22 Uhr eine Rechnung heruntergeladen hat, ruft dafür nicht wieder an.

Brauchen wir eine App — oder reicht das Web-Portal?

Die meisten starten mit dem Web-Portal: keine Installation, läuft auf jedem Gerät, auch auf dem Handy. Eine eigene App für iOS und Android lohnt sich, wenn deine Kunden das Portal regelmäßig nutzen oder du sie per Push-Nachricht erreichen willst. Beides entsteht aus derselben Basis — du kannst mit Web starten und die App später ergänzen, ohne neu zu bauen.

Was kostet eine Self-Service-Plattform?

Das hängt davon ab, welche Prozesse dein Portal abbildet und welche Systeme angebunden werden. Nach der kostenlosen Potenzial-Analyse bekommst du ein schriftliches Angebot mit Umfang, Launch-Termin und Festpreis — ab Unterschrift ändert sich dieser Betrag nicht mehr. Und weil die Plattform auf einem erprobten Standardprodukt aufsetzt, bist du deutlich günstiger unterwegs als mit einer Entwicklung auf der grünen Wiese.

Wer kümmert sich nach dem Launch um das Portal?

Wir. Nach dem Rollout betreuen wir die Plattform dauerhaft weiter: Updates, Sicherheit, neue Funktionen, weitere Anbindungen. Ein eigenes IT-Team brauchst du dafür nicht. Und solltest du irgendwann selbst übernehmen wollen: Eine vollständige Übergabe von Code, Zugängen und Dokumentation ist jederzeit möglich — der Quellcode und alle Konten gehören von Anfang an dir.